Trên iOS, Apple cung cấp ứng dụng Files là một công cụ chuyên nghiệp giúp người dùng quản lý mọi dữ liệu được lưu trữ trên thiết bị iOS, giống như File Explorer trên Windows. Tuy nhiên dưới đây là 10 cách để có thể sử dụng công cụ Files hiệu quả nhất mà không phải người dùng nào cũng biết.

1. Lưu trữ không giới hạn với chỉ mình iCloud

Ứng dụng Files trên iOS không chỉ hỗ trợ mình dịch vụ lưu trữ đám mây iCloud Drive của Apple mà còn hỗ trợ khá nhiều các dịch vụ lưu trữ đám mây của bên thứ ba như Google Drive, OneDrive, Box, Adobe Creative Cloud và Dropbox.

Để sử dụng các dịch vụ trên, đầu tiên phải cài đặt các ứng dụng tương ứng trên thiết bị iOS, sau đó kích hoạt ứng dụng Files lên, mặc định bạn sẽ chỉ thấy dịch vụ iCloud Drive. Bây giờ bấm liên kết Edit ở góc trên bên trái.  Bây giờ quan sát dưới mục Locations ở cạnh bên trái, bạn sẽ thấy các dịch vụ lưu trữ đám mây đã cài đặt trên thiết bị iOS được hỗ trợ, giờ chỉ cần bấm vào nút bên cạnh tương ứng với tên của dịch vụ cần sử dụng trên thiết bị của mình.

Sau khi chọn xong, bạn có thể bắt đầu truy cập các dữ liệu được lưu trữ trên dịch vụ lưu trữ đám mây đóp thông qua chính ứng dụng Files. Ngoài ra trong ứng dụng này, người dùng cũng có thể chọn để thêm, đổi tên, di chuyển hoặc xóa các tệp từ dịch vụ tương ứng.  

2. Quản lý dữ liệu tốt hơn với các nền tảng mới 

Tạo các thư mục mới trong bất kỳ dịch vụ nào mà ứng dụng Files hỗ trợ là khá dễ dàng. Nhưng tùy chọn tạo thư mục mới lại ẩn theo mặc định.

Vì vậy để thực hiện, hãy truy cập đến bất kỳ dịch vụ lưu trữ nào cần tạo thư mục mới và vuốt xuống dưới. Bây giờ bạn sẽ thấy biểu tượng New Folder ngay phía dưới thanh tìm kiếm. Chỉ cần nhấn vào biểu tượng này, một cửa sổ hiển thị mới sẽ bật lên, chỉ cần đặt tên thư mục và nhấn Done để hoàn tất. 

Thao tác vuốt xuống dưới trong dịch vụ lưu trữ được chọn cũng sẽ cung cấp các tùy chọn lọc như tên (name), ngày (date), dung lượng (size) và thẻ (tags). Sử dụng các tùy chọn này để sắp xếp các mục trong bất kỳ thư mục lớn hoặc thư mục con nào theo nhu cầu. 

3. Di chuyển dữ liệu giữa các dịch vụ lưu trữ đám mây

Nếu lưu trữ dữ liệu ở nhiều dịch vụ lưu trữ đám mây khác nhau thì việc phải di chuyển dữ liệu qua lại giữa các dịch vụ này là khó tránh khỏi. Dưới đây là cách để thực hiện thông qua ứng dụng Files.

Trong một dịch vụ lưu trữ bất kỳ, chọn thư mục chứa dữ liệu cần di chuyển sang dịch vụ khác. Nhấn giữ chọn tên một tập tin và sau đó có thể chọn tiếp nhiều tập tin hoặc thư mục cần di chuyển, rồi bấm nút Move ở phía dưới. 

Chọn bất kỳ vị trí, thư mục hoặc thư mục con của dịch vụ cần di chuyển dữ liệu đó sang trong của sổ thông báo hiển thị, sau đó bấm nút Copy.  

4. Lưu file ngay lập tức trên iPad hoặc iPhone 

Phương pháp này liên quan đến thư mục On My iPad hoặc iPhone trong ứng dụng quản lý dữ liệu Files. Các ứng dụng như Pages, Numbers hoặc Keynote sử dụng thư mục này để lưu trữ các tập tin. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng các thư mục con được tạo ra bên trong mỗi ứng dụng để lưu bất kỳ dữ liệu nào khác mà bạn muốn sử dụng với các ứng dụng khác.

Ví dụ: Khi truy cập tùy chọn Share – thông qua ứng dụng Photos chỉ cần nhấn Save to Files và chọn thư mục con trong On My iPad hoặc iPhone để lưu bất kỳ tập tin nào được chọn vào bộ nhớ trong của máy. Bạn cũng có thể di chuyển các tập tin qua các dịch vụ lưu trữ đám mây khác đến vị trí này bằng chính ứng dụng Files. 

5. Phân loại dữ liệu dưới thẻ Tags để truy cập nhanh chóng 

Với tính năng Tags trong ứng dụng Files, bạn có thể phân loại nhiều loại dữ liệu khác nhau và các thư mục được lưu trữ ở bất cứ đâu trên thiết bị.

Để thực hiện hãy chọn một tập tin hoặc nhiều tập tin cần sắp xếp rồi nhấn Share, sau đó chọn +Tags. Trong hộp thoại hiển thị hãy chọn một thẻ tags có sẵn mà bạn muốn gắn cho tập tin đó, hoặc có thể tạo ra thẻ tag riêng với bất kỳ tên và màu nào bạn muốn.

Sau này khi cần truy cập các tập tin hoặc thư mục được phân loại theo một thẻ tags cụ thể, chỉ cần chọn tags từ mục Tags ở cột bên trái là có thể hiển thị tất cả các tập tin, thư mục ở cả trên máy lẫn các dịch vụ lưu trữ.

6. Chia sẻ dữ liệu từ nhiều dịch vụ lưu trữ đám mây khác nhau 

Tất cả các tập tin đều có thể được chia sẻ trực tiếp thông qua ứng dụng Files trên iOS bằng cách: Chọn tập tin cần chia sẻ, chạm vào biểu tượng Share và chọn gửi qua email hoặc chia sẻ qua các dịch vụ nhắn tin tức thời.

Nhưng nếu bạn muốn chia sẻ nhiều tập tin từ các dich vụ lưu trữ đám mây khác nhau trong một lần thì làm thế nào? Giải pháp là phân loại các tập tin đó bằng một thẻ tags (thực hiện như mục 5 ở trên) do bạn gán sẽ giúp việc này dễ dàng hơn nhiều. 

Như vậy sau khi gán thẻ tags cho các tập tin đó từ nhiều dịch vụ lưu trữ khác nhau, chỉ cần duyệt tìm các tập tin đó thông qua chức năng tags, lúc này tất cả các tập tin sẽ ở cùng một vị trí và bạn có thể dễ dàng chọn chúng để chia sẻ.  

7. Đa nhiệm với tính năng Split – View 

Nếu đang sử dụng iPad, bạn có thể sử dụng tính năng Split-View để dễ dàng chuyển các tập tin vào hoặc ra khỏi ứng dụng Files. Ví dụ bạn muốn thêm một hình ảnh vào ghi chú của bạn của mình, chỉ cần mở cả hai ứng dụng cạnh nhau rồi kéo thả tệp vào ứng dụng Notes.

Mặt khác, quá trình chuyển các tập tin vào ứng dụng Files từ các ứng dụng khác cũng rất thuận tiện, chỉ cần kéo thả đến một vị trí nhất định.   

8. Thu hồi các tập tin đã xóa

Để khôi phục lại các tập tin đã xóa, đơn giản chỉ cần chọn Recently Deleted trong ứng dụng Files, sau đó chọn tên các tập tin cần khôi phục và bấm nút Recover phía dưới. Để khôi phục nhiều tập tin một lúc, chạm vào mục Select để bật tính năng chọn nhiều tập tin đồng thời. Sau đó bấm nút Recover.

9. Tìm kiếm các tập tin đã truy cập gần đây.

Sẽ rất khó khăn nếu bạn cần truy cập lại ngay các tập tin đã truy cập gần đây trên thiết bị iOS, nhất là khi tên của tập tin đó khó nhớ. Tuy nhiên chỉ cần nhấn Recent trong ứng dụng Files là sẽ thấy danh sách các tập tin và thư mục được truy cập gần đây nhất. 

Ứng dụng này cũng sẽ hiển thị mọi thứ đã được truy cập tương ứng với thẻ tags của tập tin đó. Khi đã hoàn tất, hãy nhấn Browse để chuyển sang chế độ ứng dụng Files thông thường. 

10. Mở tập tin trong ứng dụng ngay lập tức

Khi nhấn vào một tập tin, nó có xu hướng mở trực tiếp tập tin đó thông qua giao diện người dùng của ứng dụng Files. Điều này cho phép bạn xem nhanh trước nội dung các tập tin mà không cần mở hàng loaijt ứng dụng tương ứng mất thời gian.

Nhưng nếu bạn lại muốn chỉnh sửa tập tin hoặc mở nó trong một ứng dụng khác thì sao? Chỉ cần chạm và giữ tên tập tin đó, sau đó nhấn tùy chọn Share trên menu bật lên.

Bây giờ bạn sẽ thấy một loạt các hành động có thể thực hiện với tập tin đó. Ví dụ, nếu đó là một tập tin PDF, có thể chọn để mở trong ứng dụng iBooks hoặc Adobe Acrobat Reader.

(Nguồn Internet)